Insert Biuro

Biuro nexo to program stworzony z myślą o biurach rachunkowych i doradcach podatkowych używających w codziennej pracy systemów z linii InsERT nexo. Wspiera biura rachunkowe w trzech głównych obszarach pracy:

• wspomaga typowe czynności wykonywane w każdym biurze, jak np. rozliczanie klientów czy śledzenie stanu zaawansowania prac w comiesięcznej obsłudze klientów;
• automatyzuje pracę na wielu podmiotach systemu InsERT nexo;
• ułatwia komunikację z klientami biura poprzez dedykowany portal.

Biuro nexo jest integralnym składnikiem systemu InsERT nexo. Pracuje na tej samej bazie z innymi programami obsługującymi biuro rachunkowe. Dzięki takiej architekturze zapewniony jest dostęp do wszystkich mechanizmów platformowych, takich jak: pola własne, flagi, InsMAIL, zestawienia, wydruki, Sfera, biblioteka dokumentów i wiele innych.

Najważniejsze możliwości Biura nexo:

• e-Sprawozdawczość JPK_VAT – operacja e-Sprawozdawczość JPK_VAT, która wchodzi w skład operacji zbiorczych, pozwala generować i wysyłać do Ministerstwo Finansów podpisany plik kontrolny z ewidencją VAT z danego miesiąca. Możliwe jest generowanie plików na podstawie ewidencji VAT, a także scalenie zaimportowanych plików wewnętrznych. System pozwala też na eksport plików XML, wysyłkę, odbiór UPO, korektę. Ustalając parametry tych operacji należy podać ścieżkę eksportu pliku XML, wybrać bramkę (produkcyjną lub testową) i wskazać certyfikat. Można również wybrać działanie cykliczne dla danego miesiąca.
• Klienci, cenniki – kartoteka klientów Biura nexo została zintegrowana z kartoteką klientów InsERT nexo. Klientom można przypisywać rozbudowane cenniki, na podstawie których system dokonuje wyceny pracy biura rachunkowego. Rozliczanie pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami wspierają odpowiednie raporty, a w przypadku posiadania programu Subiekt nexo także automatyczna funkcja generowania faktur dla klientów.
• Rejestr usług księgowych – pozwala odnotowywać zdarzenia, które dzieją się poza systemem InsERT nexo, a które biuro chce ująć w rozliczeniu za obsługę. Jako przykład można podać konsultacje prawne, załatwianie spraw w urzędach w imieniu klienta i wiele innych.
• Warunki umowy – elastyczny mechanizm pozwalający zanotować najważniejsze ustalenia poczynione pomiędzy biurem rachunkowym a klientem, tak aby zawsze były „pod ręką”.
• Działania cykliczne – struktury złożone z różnych typów danych (tak/nie, liczba całkowita, liczba rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga), których zadaniem jest ułatwienie śledzenia zadań wykonywanych cyklicznie dla każdego klienta, takich jak: wprowadzanie dokumentów, sporządzanie deklaracji i sprawozdań finansowych, rozliczanie pojazdów, naliczanie wynagrodzeń, wysyłanie dokumentów, przekazywanie informacji i wiele innych.
• Wzorce klientów biura – wzorce baz danych mogą być wykorzystywane przy tworzeniu nowych klientów. Można w nich zdefiniować obiekty sprofilowane pod klientów z określonej branży, np.: schematy importu, pieczęcie księgowe. Dzięki nim możliwe jest szybkie tworzenie skonfigurowanych podmiotów dla nowych klientów.
• Operacje zbiorcze – mechanizm pozwalający szybko wykonywać operacje na wielu podmiotach systemu InsERT nexo. Dzięki niemu można sprawnie wykonać typowe czynności księgowe, jak naliczanie i wysyłka deklaracji, drukowanie ksiąg czy ewidencji VAT lub zakładanie nowych okresów obrachunkowych. Automatyzuje on też wiele operacji administracyjnych, jak np. zarządzanie personelem, archiwizacja, dearchiwizacja czy konwersja podmiotów do nowych wersji.
  Program może współpracować z bazami danych podmiotów w dwóch trybach. Tryb restrykcyjny wymaga zgodności kont i haseł pomiędzy bazą Biura nexo a bazą podmiotu. Tryb bez kontroli jest przeznaczony dla klientów, którzy chcą łatwo wykonywać operacje bez większej dbałości o kwestie bezpieczeństwa.
• Współpraca z Portalem Biura

Klienci

• Podłączanie klientów, dla których wcześniej utworzono bazy danych w systemie nexo.
• Dodawanie klientów bez bazy danych.
• Edytowanie klientów.
• Wywołanie kreatora operacji zbiorczych na bazach klientów.
• Szybkie uruchamianie programów systemu nexo na bazach klientów.
• Kreator pozwalający dodawać bazę danych klienta na podstawie specjalnie przygotowanych baz wzorcowych (szablonów), w których biuro rachunkowe może umieszczać dane powtarzające się u pewnych grup klientów (np. można tworzyć wzorcowe bazy danych dla firm produkcyjnych na pełnej księgowości).

Cenniki usług

• Możliwość przypisania klientom rozbudowanych cenników, na podstawie których system dokonuje wyceny pracy biura rachunkowego.
• Opłaty za usługi prezentowane w raporcie Rozliczenia z klientem lub wykorzystywane przy generowaniu faktur za usługi biura rachunkowego w programie Subiekt nexo.
• Określanie sposobu naliczania cen za operacje wykonane w systemie nexo: (wprowadzenie dekretu lub zapisu do KPiR, wprowadzenie  zapisu w ewidencji VAT, wystawienie deklaracji) oraz za usługi księgowe wykonywane poza systemem (patrz moduł Rejestr usług księgowych).
• Możliwość określenia algorytmu naliczania opłat dla każdego elementu wyceny; ceny mogą być naliczane za element oraz zbiorczo (przedziałami).

Rejestr usług księgowych

• Ewidencjonowanie działań wykonywanych na rzecz klientów, które są realizowane poza programem, na przykład:
  - konsultacje prawne i księgowe;
  - wysyłka dokumentów do klienta (kurierem, pocztą, etc.);
  - odbiór dokumentów od klienta (osobisty, kurierem, etc.);
  - rejestracja działalności w różnych urzędach (ZUS/KRUS/GUS/KRS);
  - sporządzenie prognoz finansowych i innych dokumentów dla banków;
  - dokumentacje związane z ubieganiem się o dotacje.

Działania cykliczne

• Śledzenie zadań wykonywanych cyklicznie dla każdego klienta - Działania cykliczne można definiować jako struktury złożone z różnych typów danych (tak/nie, liczba całkowita, liczba rzeczywista, tekst, data, słownik, flaga).
• Domyślnie zdefiniowany, przykładowy zestaw działań cyklicznych, który jednak może być zmieniony w zależności od konkretnych potrzeb i sposobu pracy biura rachunkowego.
• Stan realizacji działań cyklicznych ustawiany dla każdego okresu (okres jest określony w definicji działania) i jednocześnie dla każdego klienta, któremu działanie przypisano (można to wykonywać w przedmiotowym module Działania cykliczne, gdzie po wskazaniu działania można jego stan ustawić szybko dla wielu klientów, albo w module Działania cykliczne dla klienta, gdzie po wybraniu klienta ustawia się szybko wiele działań dla niego).

Operacje zbiorcze

• Obsługa JPK – generowanie, wysyłka z podpisem kwalifikowanym, odbiór i wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru, korekta.
• Archiwizacja – wykonywanie całościowego archiwum wszystkich danych biura rachunkowego (archiwa baz danych wszystkich klientów, własna baza biura rachunkowego, oraz wszystkie binaria systemu nexo) do pliku dyskowego, jak i do chmury (pod warunkiem wykupienia usługi e-archiwizacji).
• Dearchiwizacja – przywracanie systemu nexo w biurze rachunkowym z posiadanego pliku archiwum (przywróceniu podlegają wszystkie elementy, jakie znajdują się w pliku archiwum, np. bazy klientów biura, baza własna biura rachunkowego, bazy wzorcowe, czy binaria poszczególnych wersji aplikacji).
• Deklaracje skarbowe – szybkie wykonanie na wielu podmiotach wszelkich czynności związanych z obsługą deklaracji skarbowych – naliczanie deklaracji, wydruk deklaracji i polecenia przelewu, wysyłka elektroniczna, pobranie i wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
• Deklaracje ZUS – naliczanie dla wybranych klientów deklaracji ZUS, a następnie generowanie plików wymiany dla programu Płatnik.
• Drukowanie ewidencji VAT.
• Drukowanie KPiR lub podsumowania KPiR dla wybranych podmiotów.
• Konwersja wielu baz danych klientów do właściwej wersji – Biuro nexo zapewnia konwersję baz znajdujących się w dowolnej wersji wyższej niż 7.0.0; wersją docelową jest wersja, w której jest samo Biuro nexo.
• Kopiowanie parametrów księgowych – kopiowanie wybranych księgowych danych konfiguracyjnych (np. opisów operacji gospodarczych, opisów księgowych, parametrów schematów dekretacji czy schematów dekretacji dla księgowości uproszczonej). Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie parametrów podatkowych i ZUS - kopiowanie wszystkich ustawień wprowadzonych do modułów konfiguracyjnych „Fundusze i ubezpieczenia ZUS” oraz „Podatki i koszty” w bazie źródłowej. Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie ustawień list zdefiniowanych w podmiocie źródłowym, np. układ kolumn, szerokości kolumn, kolor czcionek. Podmiotem źródłowym może być podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta.
• Kopiowanie wzorców wydruków dokumentów zdefiniowanych w podmiocie źródłowym (podmiot Biura nexo, jedna z baz wzorcowych lub baza dowolnego klienta).
• Wystawianie faktur za usługi wykonane przez biuro rachunkowe - operacja dostępna dla biur rachunkowych posiadających Subiekta nexo.
• Wysyłka danych do portalu - publikowanie w Portalu biura informacji dla klientów, takich jak: dane potrzebne do sporządzenia przelewów, raporty o podatku dochodowym, raporty o podatku VAT, informacje o rozrachunkach, informacje o wynagrodzeniach pracowników.
• Zakładanie okresu obrachunkowego dla podmiotów obsługiwanych programem Rachmistrz nexo, a więc rozliczających się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji podatkowej.
• Zakładanie okresu obrachunkowego dla podmiotów obsługiwanych programem Rewizor nexo (pełna księgowość).
• Wysyłanie indywidualnych lub masowych wiadomości SMS.
• Zarządzanie personelem - zarządzanie kontami użytkowników w bazach klientów oraz bazach wzorcowych; dodawanie, aktualizowanie lub usuwanie użytkowników, przypisywanie lub odbieranie im uprawnień, a także przypisywanie do ról, na przykład:
  - wprowadzenie danych nowo zatrudnionego pracownika do podmiotów, którymi ten nowy pracownik będzie się zajmował;
  - zakładanie bazy dla nowego klienta, a w niej kont użytkowników, którzy będą z tą bazą pracować;
  - wyrównanie uprawnień dla pracownika we wszystkich obsługiwanych przez niego bazach.

Bazy danych – czynności serwisowe

• Konwersja wielu baz danych klientów do właściwej wersji.
• Archiwizacja – całościowa archiwizacja wszystkich danych biura rachunkowego do pliku dyskowego jak i do chmury (pod warunkiem wykupienia usługi e-archiwizacji).
• Dearchiwizacja – przywrócenie systemu nexo w biurze rachunkowym z posiadanego pliku archiwum.

Minimalne wymagania systemowe

• komputer z procesorem Core2Duo (lub nowszym);
• 4GB pamięci operacyjnej RAM;
• system operacyjny Windows 8.1, Windows 10 w wersji Anniversary Update (1607) lub nowszy, Windows 11, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016, Windows Server 2019;
• system obsługi baz danych Microsoft SQL Server 2012, 2014, 2016, 2017, 2019 – bezpłatna wersja Microsoft SQL Server 2019 Express Edition (lub 2017 dla systemów starszych niż Windows 10 lub Windows Server 2016) dostarczana jest wraz z systemem;
• .NET Framework w wersji 4.7.2 lub nowszej - instalator jest dostarczany wraz z systemem.

Zalecane wymagania systemowe

• komputer z procesorem czterordzeniowym; 
• 8GB pamięci operacyjnej RAM; 
• dysk SSD;  
• system operacyjny Windows 8.1, Windows 10 w wersji Anniversary Update (1607) lub nowszy, Windows 11, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2, Windows Server 2016, Windows Server 2019; 
• system obsługi baz danych Microsoft SQL Server 2012, 2014, 2016, 2017, 2019  – bezpłatna wersja Microsoft SQL Server 2019 Express Edition (lub 2017 dla systemów starszych niż Windows 10 lub Windows Server 2016) dostarczana jest wraz z systemem; 
• .NET Framework w wersji 4.7.2 lub nowszej – instalator jest dostarczany wraz z systemem. 

Przy większej liczbie użytkowników korzystających równocześnie z programu zalecamy konfigurację z wydzielonym komputerem na serwer baz danych oraz pełną wersją Microsoft SQL Server - w celu wyboru optymalnych parametrów można zwrócić się do autoryzowanych Serwisantów (https://www.insert.com.pl/dla_uzytkownikow/znajdz_punkt_serwisowy/lista/nexo.html). 

Po wycofaniu wsparcia przez Microsoft (https://docs.microsoft.com/pl-pl/lifecycle/) dla poszczególnych systemów należy liczyć się z zakończeniem wsparcia tych systemów również w InsERT nexo. Wsparcie wkrótce utracą: Windows 8.1, Windows Server 2012, Windows Server 2012 R2 oraz Microsoft SQL Server 2012.